Macのショートカットアプリを用いて大学の課題の効率を上げる方法を紹介します。大学の課題の他にも、文字列操作で効率を上げられる作業とは相性がいいので、ブログを書く方や就活でESを大量に書く方などにもお勧めです。所要時間は10分かからない程度です。
今回紹介するレシピの紹介
今回は次の2つのレシピでできること・使い方・作り方の説明をします。
- ①文字数をカウントするショートカット
- ②特定の文字を置き換えるショートカット
わざわざ作らなくてもWordやGoogle ドキュメントなどに標準で備わっている機能ですが、それらのアプリの立ち上げ、コピー＆ペーストの手間が減るので圧倒的に快適になります。この2つのショートカットを作成すれば作業の効率が上がるのに加え、他の作業を短縮するショートカットをひらめくヒントにもなります。これから1年以上、Macで文章を書く予定がある方は必見です。
①文字数をカウントするショートカット
文字数をカウントするショートカットです。クリップボードに保存した文章(右クリックでコピーした文章)の文字数をカウントさせます。手順は以下の通りです。
手順1：新しいショートカットを作成する
ショートカットアプリを開きます。するとショートカットを管理する画面が開くので右上の＋ボタンから新しいショートカットを作成します。
手順2：アクションを追加・編集する
＋ボタンからショートカットを作成するとそのショートカットを編集する画面が開きます。この画面での操作方法は以下の通りです。
①ショートカットのアイコンを変更できます。お好きな色・アイコンに変更してください。
②ショートカットの名前を変更できます。短くシンプルな名前をお勧めします。
③実行ボタンでこのショートカットを起動することができます。ショートカットはこのボタンを押して動作を確認しながら作成します。
④「アクションライブラリ」と「ショートカットの詳細」を切り替えるボタンです。この画像ではアクションライブラリを選択しているので⑥⑦にアクションが表示されています。
⑤このショートカットに含まれるアクションが表示される場所です。アクションライブラリからドラッグ＆ドロップでアクションを追加できます。また、追加したアクションもドラッグ＆ドロップで並び替え可能です。
⑥⑦アクションライブラリと呼ばれる画面です。⑥の検索画面に「テキスト」や「クリップボード」など使いたい機能に関連するワードを入力しアクションを探すことができます。また、アプリや設定されているタグで探すことも可能です。アクションの中には「ヘルパーアプリ」という他のアプリケーションが提供する機能を呼び出すものもあり、そのようなアクションを確認するには⑦上部の「カテゴリ｜アプリ」をアプリに切り替えると便利です。
今回使用するアクションは次の3つです。⑥で検索して、⑦→⑤にドラック＆ドロップしアクションを追加してください。
- クリップボードを取得
- カウント
- 結果を表示
ここで1度、右上の▶️ボタンを押して見てください。「1」もしくは「0」と書かれたウィンドウがポップアップすると思います。これは「クリップボードを取得」によって取得した文字列を「カウント」が項目を数え、その数を「結果を表示」がポップせているためです（見たまんまですね）。
このようにアクションによっては他のアクションの結果を受け取る場合や、他のアクションに結果を渡す場合があります。この引き渡されるアクションの結果を「変数」と呼びます。
編集可能な変数はアクションによって異なります。アクションを右クリックし「情報を表示」、もしくはアクションライブラリでℹ︎インフォメーションマークをクリックすることでそのアクションで入力できる変数、出力できる変数を確認できます。
このショートカットでは次の3箇所の変数を確認してください。
- 「カウント」の入力を「クリップボードを取得」のクリップボードにする
- 「カウント」の項目を「文字」にする
- 「結果を表示」の結果を「カウント」の数にする
青色文字をクリックすると変数を編集することが可能です。すでに変数が設定されている場合は変数の削除、変数名の設定などが可能です。また、「カウント」の「項目」のように項目から選択する場合もあります。ちなみにアクションで「クリップボードを取得」を追加せずとも変数でクリップボードを指定することも可能です。
手順3：すぐに呼び出せるようにセットする
右上④のボタンから「ショートカットの詳細」を表示します。メニューバーにピン留めにチェックを入れるとメニューバーからいつでもショートカットを呼び出すことができます。さらに、メニューバーに追加するとウィジェットで表示・呼び出し可能になります。
他にも「クイックアクションとして使用」にすれば右クリックやFinder上で呼び出せたり、「キーボードショートカットを追加」では好みのショートカットキーでそのショートカットを呼び出せます。お好みで設定してください。
これで1つ目のショートカットは完成です✨たった3アクション組み合わせるだけでもかなり便利さを感じられると思います。ちなみに編集途中のショートカットも自動で保存されるので完成したらすぐに閉じていただいて大丈夫です。
②特定の文字を置き換えるショートカット
特定の文字を置き換えるショートカットです。クリップボードの文章を書き換え、書き換えたものをクリップボードに保存させます。今回は文章に含まれる<名前>を入力した文字列に置き換えるショートカットを作成します。レシピは以下の通りです。
手順1：新しいショートカットを作成する
先ほどと同じようにショートカットの一覧の画面の右上にある＋ボタンから新しいショートカットを作成します
手順2：アクションを追加・編集する
こちらのショートカットで使用するアクションは次の4つです。
- クリップボードを取得
- 入力を要求
- テキストを置き換え
- クリップボードにコピー
並べると次のようになります。
点線で囲んだ3箇所に「表示を増やす」というボタンがあるのがわかると思います。これらのアクションのように、変数意外にも設定可能な項目があるアクションがあります。表示を増やすと次のようになります。
このようにアクションごとに異なる詳細設定があります。今回は「テキストを置き換え」と「クリップボードにコピー」の詳細設定は使いませんので「表示を減らす」を押して閉じてしまいましょう。
次にアクションの変数などを編集していきます。
7箇編集する箇所があります。
①③⑤は任意の文字列を入力できます。①, ③は「入力を要求」するポップアップウィンドウの説明文、初期入力文になります。ショートカットを起動した際何をどのような形式で入力すれば良いか一目でわかるようにするとミスを減らせます。⑤は置き換える対象の文字列を指定します。指定の箇所のみを書き換えたい場合は<>のように普段の文章ではかぶらないような文字をしています。
②は「入力を要求」で使用者の入力する情報を変更できます。今回はテキストを入力させたいのでテキストを選択します。日付や時間を選択するとそれ用の入力フォーマットになるので興味があれば試してみてください。
④⑥⑦は変数を指定します。図の通り④には「クリップボードを取得」のクリップボードを、⑥には「入力を要求」の指定入力を、⑦には「テキストを置き換え」のアップデートされたテキストを指定してください。
手順3：すぐに呼び出せるようにセットする
1つ目のショートカットと同様に「ショートカットの詳細」から「メニューバーにピン固定」にチェックを入れてください。
置き換えるショートカットの使い方は簡単で、①クリップボードに⑤で指定した文字列を含ませたテキストを保存しておく, ②ショートカットを呼び出し置き換える文字を入力, ③クリップボードに置き換わったテキストが保存される、以上です。
これで2つ目のショートカットも完成です✨1つ目に比べ少し複雑になりましたがその分自由度が上がっているので色々な状況に応用できると思います。
まとめ
今回の記事ではレポートやESを書く際に役立つショートカット2つを紹介しました。
これらのショートカットを使用することで作業効率が上がるだけでなく、新たなショートカットのアイデアをひらめいたり、それを実現するのに役立ったりします。
今のショートカットを作成する10分が将来の「時間の節約」「集中力の維持」に繋がるので、ショートカットのアイデアを思いついたらすぐに実現するようにしましょう。